Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales

Preámbulo

En atención a lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en especial sus literales f) y k), y en el Decreto 1377 de 2013, que regulan los deberes de los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, MOI SOLUTION S.A.S. adopta la presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”), con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, la atención de consultas y reclamos.

Conforme a las definiciones de la Ley 1581 de 2012 y a la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, y buscando la vigencia de los derechos fundamentales consagrados en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, esta Política se expide para dar protección, información y entendimiento a los titulares de los datos.

Capítulo I. Disposiciones generales

Artículo 1. Responsable del tratamiento

Artículo 2. Legislación aplicable

La presente Política se elabora con base en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen, en desarrollo de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política.

Artículo 3. Ámbito de aplicación

Esta Política se aplica al tratamiento de los datos personales que MOI SOLUTION S.A.S. (en adelante, “MOI”) recolecte, almacene, use, circule o suprima en desarrollo de su objeto social, a través de su sitio web, su portal administrativo, su aplicación móvil, los dispositivos de hardware instalados en las copropiedades y sus canales de atención, respecto de administradores, residentes, propietarios, arrendatarios, visitantes, personal de planta, proveedores, clientes y demás usuarios.

Artículo 4. Bases de datos

Las políticas y procedimientos aquí contenidos aplican a las bases de datos que maneja MOI, cuyo período de vigencia se prolongará por todo el tiempo en que MOI desarrolle su objeto social y se mantenga la finalidad del tratamiento.

Artículo 5. Objeto

Esta Política tiene como propósito garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, establecer los procedimientos para la atención de consultas y reclamos, y regular el manejo y tratamiento de los datos personales que MOI obtiene en el desarrollo de su gestión.

Artículo 6. Definiciones

De acuerdo con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se adoptan las siguientes definiciones:

1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento.
3. Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Dato público: el dato calificado como tal según la ley o la Constitución y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible, como los relativos al estado civil, la profesión u oficio, la calidad de comerciante o de servidor público, y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna.
6. Dato privado: el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
7. Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
8. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
9. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
10. Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
11. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
12. Transferencia: envío de datos personales por parte del Responsable o Encargado, ubicado en Colombia, a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del país.
13. Transmisión: comunicación de datos personales, dentro o fuera de Colombia, a un Encargado para que realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.

Artículo 7. Principios

MOI acoge, respeta y aplica los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, los cuales constituyen los parámetros generales para la recolección, uso y tratamiento de los datos personales.

Artículo 8. Calidad en la que actúa MOI

1. Como Encargado del Tratamiento: respecto de los datos de residentes, propietarios, visitantes, vehículos, paquetería, reservas, cartera y demás información de la operación de cada copropiedad (conjunto, edificio o parque empresarial) que contrata la plataforma. En estos casos, la copropiedad, a través de su administración, es la Responsable del Tratamiento, y MOI trata los datos por su cuenta y conforme a sus instrucciones.
2. Como Responsable del Tratamiento: respecto de los datos de las cuentas de usuario de la plataforma, de clientes y prospectos comerciales, de los canales de soporte y de la información técnica y de navegación del sitio web y la aplicación.

Capítulo II. Autorización

Artículo 9. Autorización

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de MOI requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular, salvo en los casos exceptuados por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. MOI ha dispuesto mecanismos para obtener la autorización de los Titulares que permiten verificar en todo caso su otorgamiento.

El Titular reconoce que el suministro de su información personal lo realiza de manera voluntaria, ante requerimientos específicos de MOI para prestar un servicio o para acceder a sus funcionalidades.

Parágrafo. Cuando una copropiedad cargue en la plataforma datos de residentes u otras personas, la copropiedad, como Responsable, declara contar con la autorización de dichos Titulares. Sin perjuicio de lo anterior, MOI solicitará la aceptación de esta Política al primer ingreso de cada usuario a la aplicación.

Artículo 10. Forma y mecanismos para otorgar la autorización

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que garantice su posterior consulta. En la aplicación y el portal web se otorga mediante una casilla de aceptación, no marcada previamente, puesta a disposición del Titular antes del tratamiento de sus datos.

Con este procedimiento se garantiza que el Titular conoce que su información será recogida y utilizada para fines determinados, y que puede conocer cualquier alteración de los mismos y el uso específico que se les ha dado. La autorización informa al Titular:

1. Quién recopila los datos (Responsable o Encargado).
2. Qué datos se recopilan.
3. Para qué se recogen (finalidades del tratamiento).
4. Cómo ejercer los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión.
5. Si se recopilan datos sensibles y el carácter facultativo de responder preguntas sobre ellos.

La autorización para el envío de información comercial y publicitaria se solicita de forma separada y es opcional.

Artículo 11. Prueba de la autorización

MOI conserva registro de cuándo y cómo obtuvo la autorización de cada Titular, incluyendo la fecha, la hora y la versión de la Política aceptada.

Artículo 12. Datos sensibles y datos biométricos

Algunas funcionalidades pueden implicar el tratamiento de datos sensibles, como imágenes de personas captadas en portería o, cuando la copropiedad habilite el reconocimiento facial o dactilar, datos biométricos. Conforme a los artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, su tratamiento se sujeta a las siguientes reglas:

1. Carácter facultativo: el Titular no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos, y así se le informará de forma explícita y previa.
2. Biometría voluntaria: ningún residente, visitante o trabajador está obligado a registrar sus datos biométricos para usar la plataforma ni para ingresar a la copropiedad. La copropiedad no podrá condicionar el acceso, el uso de zonas comunes ni ningún otro derecho a su entrega.
3. Medio alternativo: siempre se ofrecerá un medio de acceso alternativo (código QR, tarjeta, registro en portería u otro), sin costo adicional ni trato desfavorable para quien no use biometría.
4. Autorización separada: el registro biométrico requiere una autorización previa, expresa y explícita, distinta de la aceptación de los Términos y de esta Política, que indicará los datos que se recolectan y su finalidad.
5. Finalidad limitada: los datos biométricos se usarán únicamente para verificar la identidad del Titular en el control de acceso de su copropiedad. No se usarán con fines comerciales, de perfilamiento ni se compartirán con terceros distintos de los Encargados necesarios para prestar el servicio.
6. Seguridad reforzada: siempre que la tecnología lo permita, se almacenarán plantillas biométricas cifradas en lugar de las imágenes originales, con acceso restringido.
7. Revocatoria y supresión: el Titular puede revocar su autorización en cualquier momento desde la aplicación, ante la administración o ante MOI; en ese caso, sus datos biométricos serán suprimidos y se le habilitará un medio alternativo. También se suprimirán cuando el Titular deje de pertenecer a la copropiedad o esta termine su relación con MOI.

Artículo 13. Datos de niñas, niños y adolescentes

La plataforma está dirigida a personas mayores de edad. Los datos de menores, por ejemplo como integrantes del núcleo familiar, solo serán tratados cuando los registre su padre, madre o representante legal, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

Artículo 14. Aviso de privacidad

Cuando no sea posible poner a disposición del Titular esta Política, MOI informará mediante un aviso de privacidad, como mínimo: (i) la identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable; (ii) el tipo de tratamiento y su finalidad; (iii) los derechos del Titular; y (iv) los mecanismos para conocer esta Política y sus cambios sustanciales. MOI conservará el modelo del aviso transmitido mientras se lleve a cabo el tratamiento y perduren las obligaciones que de este deriven.

Capítulo III. Datos tratados y finalidades

Artículo 15. Datos que se recolectan

1. Identificación y contacto: nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, teléfono celular, correo electrónico y foto de perfil.
2. Vínculo con la copropiedad: torre, apartamento o casa; calidad de propietario, arrendatario, residente, administrador, personal de planta o proveedor; núcleo familiar, mascotas y vehículos registrados.
3. Control de acceso y seguridad: registros de ingreso y salida, datos de visitantes autorizados, códigos QR, placas vehiculares leídas por cámaras de reconocimiento de placas (ALPR), imágenes tomadas en portería y registros de los dispositivos instalados. Solo si el Titular lo autoriza de forma voluntaria y la copropiedad lo habilita: datos biométricos (rostro o huella) para el control de acceso, conforme al artículo 12.
4. Operación de la copropiedad: paquetería y correspondencia, reservas de zonas comunes, comunicados, PQRS, encuestas y votaciones.
5. Información financiera: estados de cuenta, cuotas de administración, pagos y sus soportes. Los datos de tarjetas y cuentas bancarias son tratados directamente por la pasarela de pagos; MOI no almacena números completos de tarjeta.
6. Datos técnicos y de navegación: dirección IP, identificadores del dispositivo, sistema operativo, versión de la aplicación, token de notificaciones, registros de actividad y cookies.

Artículo 16. Finalidades

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

1. Crear, verificar y administrar las cuentas de usuario y vincularlas con la copropiedad correspondiente.
2. Gestionar y prestar los servicios ofrecidos en la plataforma, en los que el usuario decida darse de alta, utilizar o contratar: control de accesos y visitantes, paquetería, reservas, comunicados, pagos, PQRS, asambleas y demás funcionalidades.
3. Enviar notificaciones operativas por la aplicación, correo electrónico, SMS o WhatsApp.
4. Procesar pagos de administración, reservas y servicios a través de pasarelas de pago autorizadas.
5. Brindar soporte técnico y atención al usuario.
6. Garantizar la seguridad de la copropiedad, de la plataforma y de los usuarios, y prevenir fraudes y suplantaciones.
7. Realizar el estudio cuantitativo y cualitativo de las visitas y de la utilización de los servicios, preferiblemente con información agregada o anonimizada, para mejorar el producto.
8. Enviar, por medios tradicionales y electrónicos, información sobre productos y servicios de MOI o de sus aliados, únicamente cuando el Titular lo haya autorizado. El Titular podrá revocar esta autorización en cualquier momento sin que ello afecte la prestación del servicio.
9. Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades competentes.

Capítulo IV. Derechos y deberes

Artículo 17. Derechos de los titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MOI. Este derecho podrá ejercerse, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a MOI, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
3. Ser informado por MOI, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante MOI.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en cualquier momento, siempre que no exista un deber legal o contractual que le imponga permanecer en la base de datos. La supresión también procederá cuando la Superintendencia determine que en el tratamiento no se respetaron los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Artículo 18. Deberes de MOI como Responsable del Tratamiento

MOI tendrá presente en todo momento que los datos personales pertenecen a las personas a las que se refieren y que solo ellas pueden decidir sobre los mismos. De conformidad con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, MOI se compromete a:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información suministrada al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
7. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 19. Deberes de MOI como Encargado del Tratamiento

Cuando actúe como Encargado por cuenta de una copropiedad, MOI cumplirá los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012; en particular, tratará los datos solo conforme a las instrucciones de la copropiedad, los protegerá con las medidas de seguridad aquí descritas, tramitará las consultas y reclamos en coordinación con la administración, e informará a la copropiedad y a la Superintendencia sobre cualquier incidente de seguridad.

Capítulo V. Procedimiento para consultas y reclamos

Artículo 20. Área responsable y canales de atención

El área de Soporte de MOI es la responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares, a través de los siguientes canales:

1. Correo electrónico: gerencia@moi.city.
2. La sección “Soporte” de la aplicación móvil.
3. Comunicación escrita radicada en la dirección indicada en el artículo 1.

La solicitud deberá contener el nombre y documento de identidad del Titular, la descripción de los hechos o de lo solicitado, la dirección o correo electrónico de respuesta y, si aplica, los documentos que se quieran hacer valer. Podrán presentar solicitudes el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien haya estipulado a favor de otro.

Si la solicitud se refiere a información propia de una copropiedad, MOI la tramitará en coordinación con la administración respectiva.

Artículo 21. Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Artículo 22. Reclamos

Cuando el Titular considere que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo, que se tramitará así:

1. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que presente la información, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en un término no mayor a dos (2) días hábiles, que se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Artículo 23. Eliminación de la cuenta

El Titular puede solicitar la eliminación de su cuenta y de sus datos desde la aplicación o a través de los canales del artículo 20. Los registros que MOI o la copropiedad deban conservar por un deber legal o contractual, como los soportes contables, se mantendrán bloqueados y solo por el tiempo estrictamente necesario.

Capítulo VI. Terceros, cookies y transferencias

Artículo 24. Transmisión y transferencia de datos a terceros

MOI no vende ni cede a terceros los datos personales de los Titulares sin su consentimiento. Sin perjuicio de lo anterior, los datos podrán ser:

1. Compartidos con la administración de la copropiedad a la que pertenece el usuario, para la gestión de la propiedad horizontal.
2. Transmitidos a proveedores que actúan como Encargados, obligados contractualmente a proteger la información y a usarla solo para prestar sus servicios a MOI, entre ellos: servicios de infraestructura en la nube (por ejemplo, Amazon Web Services), pasarelas de pago (por ejemplo, Wompi), servicios de mensajería y notificaciones (por ejemplo, WhatsApp/Meta, SMS, correo electrónico y notificaciones de Apple y Google) y herramientas de analítica y soporte.
3. Entregados a autoridades administrativas o judiciales competentes cuando medie requerimiento legal.

Algunos de estos proveedores tienen servidores fuera de Colombia. Al aceptar esta Política, el Titular autoriza la transmisión internacional de sus datos a dichos Encargados, quienes ofrecen niveles adecuados de protección conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

Artículo 25. Uso de cookies y monitorización

El sitio web y el portal utilizan cookies, que son archivos enviados al navegador por un servidor web para registrar las actividades del usuario y permitirle una navegación más fluida y personalizada. El usuario puede configurar su navegador para impedir su instalación, bloquearlas o eliminarlas; las cookies estrictamente necesarias para iniciar sesión en el portal pueden ser requeridas para su funcionamiento.

Los servidores detectan de manera automática la dirección IP y el nombre de la red utilizados por el usuario. Esta información se registra temporalmente en un fichero de actividad que permite obtener mediciones estadísticas, como el número de visitas y de páginas vistas.

Además de sistemas propios, MOI puede utilizar herramientas de analítica de terceros, como Google Analytics, que emplean cookies para analizar el uso del sitio. La información generada, incluida la dirección IP, puede ser transmitida y almacenada por Google en servidores ubicados en Estados Unidos, conforme a sus propias políticas. El usuario puede rechazar este tratamiento configurando su navegador, aunque algunas funcionalidades podrían verse afectadas.

Capítulo VII. Seguridad de la información

Artículo 26. Medidas de seguridad

En desarrollo del principio de seguridad, MOI adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre ellas: cifrado de la información en tránsito, control de acceso por roles, registros de auditoría, protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos y acuerdos de confidencialidad con empleados y proveedores.

Ningún sistema es completamente infalible. En caso de un incidente de seguridad que comprometa datos personales, MOI lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando corresponda, a los Titulares y a las copropiedades afectadas, y adoptará las medidas necesarias para mitigar sus efectos.

Artículo 27. Usuario y clave

La cuenta del usuario está protegida por una clave de acceso que solo él conoce, por lo que es responsable de mantenerla en secreto y de no compartirla. MOI se compromete a no acceder ni pretender conocer dicha clave. Si el usuario sospecha un uso no autorizado de su cuenta, deberá cambiar su clave e informarlo de inmediato a MOI.

Capítulo VIII. Disposiciones finales

Artículo 28. Modificaciones a la Política

MOI podrá modificar esta Política. Cualquier cambio sustancial será comunicado a los Titulares de forma oportuna, a través de la aplicación, el sitio web o correo electrónico, antes de su implementación. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, MOI solicitará una nueva autorización.

Artículo 29. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario y razonable para cumplir las finalidades del tratamiento, mientras exista la relación con el Titular o con la copropiedad y durante el tiempo adicional que exijan las normas aplicables. Cumplida la finalidad, serán suprimidos o anonimizados.

Artículo 30. Vigencia

La presente Política rige a partir del 2 de octubre de 2026. Consulte también los Términos y Condiciones de Uso de la Plataforma MOI.